Надо ли и как регистрировать входящие письма по электронной почте

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму.

Создание входящего письма и его регистрация Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Для создания нового документа "Входящее письмо" выполните следующие действия: Выберите папку "Входящие". Карточка документа "Входящее письмо" Заполните обязательные поля "Корреспондент", "Индекс документа", "Дата создания" в соответствии с оригиналом входящего письма.

Как регистрировать входящие электронные письма автоматически

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Создание входящего письма и его регистрация Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде.

Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Для создания нового документа "Входящее письмо" выполните следующие действия: Выберите папку "Входящие".

Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке "Связанные документы". Сохраните изменения. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию".

Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ опция для банков , электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида "Входящее письмо" по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку "На регистрацию". Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле "Корреспондент", "Дата поступления", а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме.

Зайдите в папку "На регистрацию" и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле "Индекс поступления" если настроена автонумерация документов в подразделении. Создание исходящего письма-ответа Исходящее письмо может быть создано двумя способами: из проекта; непосредственно.

Создание исходящего письма из его проекта Если Вам пришло поручение по резолюции , где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав. Можно просто создать проект исходящего письма.

Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию. Непосредственное создание исходящего письма Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа.

Выполните для этого следующие действия: Выберите папку "Исходящие". Заполните в этом документе все необходимые поля. В поле "Корреспонденты" выберите адресата -ов письма из соответствующего справочника , если адресат — юридическое лицо.

Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле "Корреспонденты физические лица ". Карточка документа "Исходящее письмо" Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию. Отправка исходящего письма адресату Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку "Переписка" и нажать Написать письмо: Закладка "Переписка". Кнопка "Написать письмо" Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа "Исходящее письмо" если они есть.

К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа "Исходящее письмо". Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа "Входящее письмо" на стороне адресата.

Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их: Форма сообщения электронной почты Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу: Закладка "Переписка" с присоединенным письмом Особенности работы с письмами НБУ Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ опция для банков.

Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы. Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам: Вложенные файлы почтового сообщения присоединяются в качестве приложения к документу "Входящее письмо". Если почтовое сообщение НБУ содержало архив, он будет распакован. Распакованные файлы присоединятся к документу "Входящее письмо" как вложенные файлы.

Содержание сообщения НБУ или вложенного в сообщение текстового файла попадет в поле "Содержание" документа "Входящее письмо". Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы "Входящее письмо", созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему. Оцените страницу Помогите нам сделать наш сайт лучше.

Спасибо за участие! Благодарим за отзыв!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Почта на Айфон, как настроить и пользоваться

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. . А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо. Техническое решение «Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте» обрабатывает все электронные письма, поступающие.

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. Как регистрировать входящие письма Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации.

Регистрация документов

Ответить Пётр 10 01 2017 При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления. Моя дата стоит. В последствии секретарем было заявлено, что жалоба поступила позже указанной мною даты. В журнале регистрации документов, имеющего форму сшитых поспешно отдельных листков, стоит поздняя дата. На оригинале входящего номера нет!

Некоторые секреты входящих документов

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

Правила регистрации документов Входящие письма: регистрация в соответствии с государственными стандартами Уникальный номер, который присваивается при регистрации входящих документов в делопроизводстве, является одним из обязательных реквизитов, подтверждающих юридическую силу письма.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Создание входящего письма и его регистрация Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма.

Регистрация входящих документов

.

Надо ли и как регистрировать входящие письма по электронной почте

.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Похожие публикации