Образец заполнения описи при сдаче в архив кадровых документов

Порядок обращения в архив РГАКФД — особо ценный объект культурного наследия народов Российской Федерации Российский государственный архив кинофотодокументов — одно из крупнейших хранилищ в мире, занимающееся собиранием, хранением, учетом, научной обработкой и использованием кинофотовидеодокументов. Все документы архива доступны для пользователей архивной информации. Как сделать правильный запрос в архив о предках В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации. Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы: - постоянного хранения; - временного свыше 10 лет хранения; - по личному составу. Ряд организаций описи дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения не составляет в связи с отсутствием соответствующих документов. В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др. Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Оформляем дела на постоянное хранение

Ответить Марьяна 02 12 2015 Добрый день. И карточки Т-2. Ответить admin 06 12 2015 Здравствуйте! Личные карточки уволенных работников ф. Т-2 обязательно включаются в опись дел по личному составу. Ответить Екатерина 26 01 2016 Здравствуйте! Отдел сдает документы в архив по сдаточной описи. Документы 2010 года. Номенклатуру ввели только в 2012, далее ежегодно утверждается.

Какие индексы ставить делам? Согласно номенклатуре 2015 года? Ответить admin 27 01 2016 Здравствуйте! Если номенклатуры дел за соответствующий период не было, то индексы ставить не надо. Ответить Катерина 08 02 2016 Здравствуйте! Устроилась недавно и наткнулась на такую проблему: просматривая протоколы заседаний ЭК... В конце 2015 года очередное заседание ЭК и снова рассматривался вопрос описи дел по личному составу за 2012—2013 годы 2я часть.

И не указана причина почему подлили на 2 части, с чем это связано... Подскажите, пожалуйста, как обосновать проверяющим причину того, что 2 года подряд согласовывали за 2012-13 описи дел частично?? Ответить admin 09 02 2016 Здравствуйте! Если опись дел по личному составу за 2012—2013 гг. Если были какие-то недоработки, то опись не надо было согласовывать. Проверяющим можно сказать, например, что в 2014 году в опись не было включено одно дело за 2013 год, поэтому опись согласовывали повторно.

Ответить admin 14 02 2016 Здравствуйте! Конечно, так будет правильно, если по протоколу 2014 года опись только ставились на рассмотрение, но не была согласована. А если согласована только часть описи, как Вы пишете?

Хотя такого не должно быть, опись либо согласовывается, либо нет в связи с недоработкой. Ответить Людмила 18 02 2016 Здравствуйте!

Первый раз сдаю в архив опись по личному составу. До меня не составляли описи и не сдавали. Я могу сделать одну опись за все года? Ответить admin 23 02 2016 Здравствуйте! Допускается оформление единой описи дел по личному составу сразу за несколько годовых разделов. Однако все вопросы по оформлению дел и описей следует согласовывать с архивом, в который вы передаете документы.

Ответить Ксения 25 02 2016 Добрый день. Спасибо Вам за ответы. Ответить admin 28 02 2016 Здравствуйте! Дела с карточками формы Т-2 на уволенных работников включаются в опись дел по личному составу, в которую входят также приказы по личному составу, лицевые счета по заработной плате и другие документы. Личные дела уволенных работников могут включаться в опись дел по личному составу, но лучше составлять на них отдельную опись. Если у вас две описи: опись дел по личному составу и опись личных дел уволенных работников, то каждой описи присваивается свой номер.

Первый номер, как правило, присваивается описи дел постоянного хранения. Ответить Инна 24 03 2016 Здравствуйте. Я только устроилась на должность архивариуса в ООО. У нас нет возможности хранить документы в кабинетах отделов и структурных подразделений, поэтому даже дела временного хранения до 10 лет включительно сдаются в архив.

Раньше все папки, как они есть, просто переносили в помещение архива без описей. Я продолжать такую практику не хочу, но и сильно усложнять прием-передачу документов временного хранения не хотелось бы. Вопрос такой: как должно выглядеть частичное оформление дел временного хранения особенно тех, что хранятся 5 и менее лет. Какого оформления мне требовать от отделов, чтоб и себя обезопасить и не разводить лишней бюрократии?

Ответить admin 27 03 2016 Здравствуйте! Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению: не подшиваются, листы не нумеруются. Но обложка дела должна быть оформлена с указанием наименования организации, наименования структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, срок хранения.

Если Вы отвечаете за сохранность принятых дел, то, разумеется, дела временного срока хранения должны сдаваться по сдаточным описям, это упростит впоследствии и поиск документов. Ответить Ксения 30 03 2016 Здравствуйте. Помогите разобраться, в архиве организации скопились папки 10 летний давности, в них обобщены документы с разными сроками хранения и с постоянными сроками хранения. Можно ли не расшивать эти документы, а сроки хранения сделать по максимуму постоянно.

Или все равно нужно будет расшить и скомплектовать по срокам? Ответить admin 03 04 2016 Здравствуйте! В соответствии с Правилами документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела, тем более, в дела с постоянным сроком хранения не допускается подшивать документы временного хранения.

При подготовке описи дел постоянного хранения дела придется расшивать. Ответить Инна 02 06 2016 Здравствуйте, Евгения, подскажите, пожалуйста, сдаточные описи дел временного до 10 лет включительно и долгосрочного свыше10 лет и постоянного хранения могут отличаться? А под таблицей описи дел со сроками хранения 5 лет, только указать сколько дел передано без литерных и пропущенных номеров.

И что такое регистрационно-контрольные карточки к документам, о которых упомянуто в образце сдаточной описи? Ответить admin 05 06 2016 Здравствуйте! Перечисленные Вами описи, конечно, отличаются. Регистрационно-контрольные карточки РКК — это форма регистрации документов вместо регистрационных журналов. Имеется в виду, что документы на хранение передаются вместе с регистрационными формами — журналами или РКК.

Ответить Галина 06 07 2016 Здравствуйте! Пожалуйста, прокомментируйте 43-ФЗ от 02. Ответить admin 10 07 2016 Здравствуйте! Всё правильно, сроки хранения документов исчисляются со дня создания. Это касается приказов по личному составу, лицевых счетов или других документов по заработной плате. Что касается личных дел уволенных работников и личных карточек ф.

Т-2, то в них последние документы и записи также созданы в год увольнения, а не в год приема работника, исчисление будет вестись по этой дате. Яна 21 09 2016 Добрый день! В 2015—2016 гг. Я могу составить им одну опись за все года по постоянному сроку хранения и одну по долговременному сроку хранения?

Или необходимо делать разбивку по годам? Ответить admin 25 09 2016 Здравствуйте! За такой большой период надо разбить описи на несколько разделов. Конкретнее вам должны сказать об этом в архиве, куда вы передаете документы.

Ответить Елена 28 12 2016 Евгения, благодарю Вас за полезную информацию. Вы мне очень помогли в работе. Вы все объясняете четко и ясно, а в руководящих документах зачастую тексты излагаются слишком витиевато. Но эти тексты становятся понятными после Ваших статей. Ответить Светлана 17 01 2017 Добрый день. Подскажите, пожалуйста. Создаю на предприятии архив с нуля. В папке с приказами по основной деятельности подшиты приказы о допуске к самостоятельной работе и об установлении стимулирующей надбавки.

Это ведь документы по личному составу? Их нужно оформить отдельными делами и включить в опись по личному составу или я ошибаюсь? Огромное спасибо за Ваш сайт, очень помогает в работе. Ответить admin 20 01 2017 Здравствуйте!

В данном случае лучше не расформировывать дела, эти приказы можно оставить в приказах по основной деятельности. В предисловии к описи следует указать, что в приказах по основной деятельности имеются приказы о допуске и об установлении надбавок. Екатерина 19 01 2017 Здравствуйте!

Огромная благодарность Вам за эту работу! Вопрос такой: организация передает по описи постоянного хранения дела в архив, при этом им необходимо 2 дела оставить в организации для использования в работе. Как правильно оформить прием-передачу дел в муниципальный архив?

Сделать акт приема-передачи на все дела, а на не сданные оформить акт выдачи во временное пользование? Или приложить к акту приема-передачи справку, что 2 дела не переданы на хранение в связи с необходимостью использования в работе?

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)

Как выглядит образец описи архивных документов Больничные · Бухгалтерия в кадрах · Военнослужащие · Воинский учет Как компенсировать неиспользованный отпуск при увольнении после декрета причин сдачи в архив (например, истек срок, в течение которого документ. Как правильно делается опись приказов по личному составу в все предписания, имеющие прямое отношение к кадровым вопросам. Связанные статьи. Как компенсировать неиспользованный отпуск при увольнении В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается.

Ответить Марьяна 02 12 2015 Добрый день. И карточки Т-2. Ответить admin 06 12 2015 Здравствуйте! Личные карточки уволенных работников ф. Т-2 обязательно включаются в опись дел по личному составу. Ответить Екатерина 26 01 2016 Здравствуйте! Отдел сдает документы в архив по сдаточной описи. Документы 2010 года. Номенклатуру ввели только в 2012, далее ежегодно утверждается. Какие индексы ставить делам? Согласно номенклатуре 2015 года? Ответить admin 27 01 2016 Здравствуйте! Если номенклатуры дел за соответствующий период не было, то индексы ставить не надо. Ответить Катерина 08 02 2016 Здравствуйте! Устроилась недавно и наткнулась на такую проблему: просматривая протоколы заседаний ЭК...

Внутренняя опись документов личного дела 14656 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел. Как правильно осуществить указанные мероприятия, расскажет этот раздел спецвыпуска.

Готовим документы к хранению

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками.

Опись документов в архив

Кроме того, есть и иная классификация, так, в АО отдельными пунктами регистрируются дела: постоянного хранения; временного более 10 лет хранения; по личному составу; Что должно быть в АО Для примера рассмотрим образец описи архивных документов — передаваемых в архив организации. Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек один из них является председателем. Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием: причин сдачи в архив например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т. Образец описи документов, передаваемых в архив Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом. АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны. Образец описи электронных документов скачать Каталог готовых форм Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от 10.

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.

Отражают движение документов в пределах одной организации, подразделения, внутри сети крупной корпорации. Открытые Отражают движение документации за пределы компании. Составляются в зависимости от функций, которые выполняют: составляются для передачи документов в налоговые ведомства, компаниям-партнерам, в финансовые учреждения, и т. Существует еще градация по типу описываемых бланков.

Как составить опись документов

.

Письмо для сдачи в архив образец

.

Внутренняя опись документов личного дела

.

Образец архивной описи

.

Приказ по личному составу

.

Опись документов

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив
Похожие публикации