Опись папок с документами

Внутренняя опись документов личного дела 14657 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия. При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, — оригинал или копия заверенная или не заверенная. Составляется документ в 2 экземплярах — один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов — то есть общее для каждого документа.

Образец внутренней описи документов дела

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации?

Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации?

Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять? Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1.

Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет см.

Пример 10. Пример 1 СвернутьПоказать В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013—2015 гг.

Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений. График передачи дел из подразделений в архив организации см. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить: описи документов и дел своего подразделения по годовым разделам и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы: Таблица 1 Группы дел СвернутьПоказать В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел полная или частичная3 и формируются соответствующие описи дел см.

Пример 9. Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения до 10 лет включительно не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически какие при этом есть варианты и от чего они зависят ; как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел также по годовым разделам отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет: годовые разделы соответствующих сводных описей Пример 12 и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению также по годовым разделам. Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют: не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы, но и соответствующие электронные копии файлы в необходимом формате.

В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы, созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов, на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования состоит из электронных копий бумажных и электронных документов. Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота СЭД , то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически.

Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, так как архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив ответственный за архивное хранение организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии ЭК организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта см. Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации. Делопроизводство и архивное дело.

Существуют следующие типы описей, которые составляются в организациях: описи дел структурных подразделений, которые используются как учетно-сдаточные; описи документов, дел организации, то есть сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам годовым разделам и являются основными учетными справочниками; описи архивных коллекций, в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком авторским, тематическим, видовым, объектным и т.

Виды описей, которые входят в состав обязательных учетных документов организации, имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2. Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности например, в процессе сдачи налоговой отчетности.

Дело единица хранения и единица учета в бумажной форме может представлять собой: совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо один документ, как правило, объемный и многостраничный например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации.

Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним. Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине до 4 см и по объему — до 250 листов с учетом: самостоятельно нумеруемых листов дела, самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи, листа-заверителя.

Пример 13 и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб , содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись. Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования. Описи дел структурных подразделений и сводные описи Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела.

Причем дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения должны просматриваться полистно. Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т. Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении, то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются: Пример 6.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, . комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Внутренняя опись документов индивидуальной папки фамилия, имя, отчество должность, место работы. Наименование документа. Дата выдачи.

Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25. В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены. Подготовка дел к архивному хранению Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо: прошить на 4 прокола или переплести все страницы; пронумеровать страницы в правом верхнем углу; составить внутреннюю опись документов — оглавление; подготовить лист-заверитель отметить количество страниц, соответствие нумерации и др. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Кроме того, архив должен надежно охраняться с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива.

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе.

Подписи представителей передающей и принимающей стороны. Внутренняя опись документов дела Даже если документы никуда не передаются, а постоянно хранятся в организации, требуется внутренняя опись дела. Например, если вы собираете досье на контрагента, как это рекомендуют делать налоговики, вам потребуется опись собранных сведений.

Опись документов в личном деле работника

Ответить Марьяна 02 12 2015 Добрый день. И карточки Т-2. Ответить admin 06 12 2015 Здравствуйте! Личные карточки уволенных работников ф. Т-2 обязательно включаются в опись дел по личному составу.

Опись документов

Опись документов в личном деле работника Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем. Личное дело папка работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности одним словом конфиденциальная информация. Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле папке сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов бумаг , которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован. Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами. Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела. Список таких документов напрямую зависит от специализации работы сотрудника, от категории квалификации работника и т. Состав личного дела: Документ удостоверяющий личность внутренний паспорт, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание и другие документы все эти документы в лично леле находятся в копии; Копии ИНН, СНИЛС; Копии свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации; Копия военного билета для военнообязанных; Копии документов о составе семьи свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и т. При увольнении в личное дело подшиваются бумаги Приказ об увольнении сокращении , заявление, если увольнение произошло в связи с неисполнением служебных обязанностей, то соответственно подшиваются документы о служебном расследовании и т. Важно знать!

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются?

Она позволяет упорядочить внутренний документооборот компании и минимизировать риск утраты важных бумаг. Смысл внутренней описи Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника. В нем собраны все бумаги, касающиеся работника: личные копии паспорта, ИНН, СНИЛС при условии, что они нужны по работе ; об образовании дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты аналогично, если требует работа, например для учителей ; кадровые приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров ; прочие благодарности, грамоты, рекомендации.

Подготовка документов к архивному хранению

.

Внутренняя опись документов личного дела

.

Опись документов: образец

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Похожие публикации